बीमा जोखिम व्यवस्थापनको वित्तीय उपकरण हो । बीमाशुल्ककोे रुपमा रकम संकलन गर्ने, संकलित रकमलाई उत्पादनशील क्षेत्रतर्फ प्रवाहित गर्ने र बीमितलाई प्रतिफल पनि प्रदान गर्ने भएकोले बीमा वित्तीय मध्यस्थतासंग सम्वन्धित व्यवसाय पनि हो । जोखिम व्यवस्थापन र प्रतिफल प्रदान गर्ने दुईवटै सेवा एउटै द्धारबाट उपलव्ध गराउने काम बीमा सेवा प्रदायकहरुले गर्दछन् । त्यसैले बीमा लगानी, बचत र सुरक्षा कवच हो । यो कुरा जीवन बीमा व्यवसायमा शत प्रतिशत लागू हुन्छ ।
बीमा सेवा प्रदायकहरुले आफ्ना शाखाहरु मार्फत विभिन्न भौगिोलक क्षेत्रमा रहेका सर्वसाधारणलाई सेवा प्रवाह गर्दछन् । शाखाहरुको संख्याले बीमा सेवाको पहँुच र कारोवारको आयतन निर्धारण गर्दछ । शाखा संख्याले नै बीमक कति ठूलो छ भन्ने कुरा दर्शाउँछ । सामान्यतः बीमकको शाखाले तल उल्लेख गरे बमोजिमका कामहरु गर्दछन्:
१. अभिकर्ता उत्पादन र परिचालन:
अभिकर्ता बीमा सेवा प्रदायकका व्यवसायिक साझेदार हुन् । अभिकर्ता र बीमक बीच विश्वसनीय र दीगो व्यवसायिक सम्वन्ध हुन्छ । अभिकर्ताको संख्या र व्यवसाय बीच प्रत्यक्ष सम्वन्ध हुन्छ । गुणस्तरीय अभिकर्ता त बीमा व्यवसायका खम्वा नै हुन् । तालिमको माध्यमबाट अभिकर्ता उत्पादन गर्ने काममा स्थानिय स्तरमा शाखा कार्यालयहरु सक्रिय रहन्छन् । अभिकर्ताहरुलाई व्यवसाय प्रति उत्प्रेरित गराउन विभिन्न खालका मौद्रिक तथा गैर मौद्रिक उपायहरु अवलम्वन गर्ने र आफ्नो अधिकार क्षेत्र भन्दा बाहिरको कार्यको लागि माथिल्लो निकायमा सिफारिस गर्दछन् । अभिकर्ताहरुको व्यवसायिक गतिविधिको सुक्ष्म ढंगले अवलोकन गरी आवश्यक पृष्ठपोषण समेत प्रदान गर्दछन् ।
२. बीमा शुल्क संकलन
बीमा शुल्क बीमा व्यवसायको प्रस्थान बिन्दु हो । यसबाट नै बीमा व्यवसायको विस्तार र गति आँकलन गर्न सकिन्छ । वित्तीय विवरणका सवै परिसूचकहरु निर्धारण गर्ने बीमा शुल्कको संकलन जति धेरै भयो बीमकको भविष्य त्यतिनै उज्वल हुन्छ । बीमा शुल्क र बीमा कोष बीच सोझो सम्वन्ध हुन्छ । सुदृढ बीमा कोषले बीमकको जोखिम बहन गर्न सक्ने क्षमता दर्शाउँछ । अन्य आम्दानीहरुमा पनि यसको सकारात्मक असर परेको हुन्छ । बीमकका शाखा कार्यालयहरुले छरिएर रहेका वित्तीय श्रोतहरुलाई बीमा शुल्कको माध्यमबाट संकलन गरी पुँजी निर्माण र जोखिम व्यवस्थापनको उद्देश्यलाई एकैपटक हासिल गर्न भूमिका खेल्दछन् ।
३. सम्पति व्यवस्थापन
शाखा सञ्चालनको लागि विभिन्न प्रकारका सम्पतिहरुको प्रयोग गरिएको हुन्छ । त्यस्ता सम्पतिहरु जग्गा, भवन, फर्निचर फिक्स्चर्स, कम्प्युटर, कार्यालय उपकरणहरु हुन सक्छन् । सम्पतिको पहिचान, खरीद, उपयोग, मर्मत संभार, बिक्री सम्मका हरेक क्रियाकलापमा संस्थाको उच्चतम हित कायम राख्दै लेखा व्यवस्था दुरुस्त राखी संरक्षण गर्ने काम शाखा कार्यालयहरुले गर्दछन् ।
४. मानव संशाधन व्यवस्थापन
शाखामा प्रवन्धक र आवश्यक संख्यामा कर्मचारीहरु कार्यरत हुन्छन् । सवै कर्मचारीहरुको सामूहिक प्रयासबाट मात्र शाखालाई अगाडि बढाउन सकिन्छ । शाखाको मानव संशाधन व्यवस्थापन कार्य सञ्चालन स्तरको हुन्छ । उपलव्ध कर्मचारीहरुको रुची, इच्छाशक्ति, क्षमता, दक्षता, नियत आदिको पहिचान गरी सोही अनुरुपको जिम्मेवारी दिएमा मात्र अधिकतम लाभ लिन सकिन्छ । शाखाको अनुशासन र कार्यवातावरण समेत अनुकुल बनाउने काम शाखा व्यवस्थापनले गर्दछ । शाखा व्यवस्थापनले उत्कृष्ट काम गर्ने कर्मचारीहरुको उचित मुल्यांकन गर्नुका साथै उपयुक्त अवसरहरुको लागि प्रयत्न गर्दछ ।
५. बजार व्यवस्थापन तथा ग्राहक सन्तुष्टी
शाखा कार्यालयले स्थानिय स्तरमा भएका अवसर र चुनौतीहरु पहिल्याइ सोही बमोजिमको बजार रणनीति अख्तियार गर्दछन् । प्रतिस्पर्धीहरुले के कस्ता योजनाहरु बजारमा ल्याइरहेका छन्, तिनीहरुको प्रतिक्रिया कस्तो छ, आफूले कस्ता योजनाहरु कस्ता ग्राहकहरुलाई लक्षित गरी ल्याउने हो यकीन गर्दछन् । अन्तर्राष्ट्रिय, राष्ट्रिय र स्थानिय बीमा बजारको विकास र प्रवृत्तिको अध्ययन विश्लेषण गरी उपयुक्त स्तरको व्यवस्थापकीय तहमा सुझाव तथा सिफारिस गर्दछन् ।
सेवा व्यापार गर्नेहरुले ग्राहकको सन्तुष्टीलाई उच्च प्राथमिकतामा राख्नु पर्दछ । ग्राहकले आशा गरेभन्दा उच्च स्तरको सेवा प्रवाह गर्न हर हमेसा तयार रहनु पर्दछ । शाखामा प्रवेश गर्ने अभिकर्ता र ग्राहकहरुलाई मीठो बोलीले हार्दिकताका साथ स्वागत गर्दै उसलाई विशेष महत्व दिएको कुरामा विश्वःास दिलाउनु पर्दछ । सजिलै संग गर्न सकिने कामलाई झन्झटिलो बनाउनु हुँदैन । कर्मचारीहरु समस्या खडा गर्ने नभई समाधानमुखी हुनुपर्दछ । सन्तुष्ट ग्राहकले लिएर जाने सन्देश नै व्यवसायको आधार हो । यी कामहरु शाखाबाट सम्पादन हुन्छन् ।
६. अन्डरराइटिंग:
बीमा प्रस्तावलाई बीमालेखमा रुपान्तरण गर्ने प्रक्रियालाई अण्डरराइटिंग भनिन्छ । यस प्रक्रिया अन्तर्गत बीमा प्रस्ताव र यससंग सम्वन्धित विभिन्न कागजात तथा सूचनाहरुको विश्लेषण गरिन्छ । यस्ता कागजात तथा सूचनाहरुको विश्लेषणबाट जोखिमको पहिचान, आँकलन र मुल्याङ्खन गरिन्छ । यसैको आधारमा बीमा प्रस्ताव स्वीकार गर्ने वा नगर्ने, गर्ने भए कति बीमाशुल्क निर्धारण गर्ने भन्ने कुरा निक्र्योल गरिन्छ । अण्डरराइटिंग निवेदनलाई जाँच्ने, जोखिम स्वीकार वा अस्वीकार गर्ने र बर्गिकरण गर्ने र बीमाशुल्क निर्धारण गर्ने प्रक्रिया हो ।
अण्डरराइटिंगले एड्भर्स सेलेक्सन र मोरल हजार्डस् बाट बीमा कम्पनीलाई बचाउने काम गर्दछ । हरेक बीमकको आ–आफ्नो अण्डरराइटिंग म्यानुअल हुन्छ । उक्त म्यानुअलमा जोखिमको पहिचान गर्ने, बर्गिकरण गर्ने र बीमाशुल्क निर्धारण गर्ने प्रक्रिया समेटिएको हुन्छ । बीमकको जोखिम बहन गर्न सक्ने क्षमता, जनशक्तिको सीप तथा कौशल, व्यवसायको आयतनको आधारमा अण्डरराइटिंगको सीमा समेत निर्धारण गरिएको हुन्छ । शाखा प्रमुखहरुले बीमा प्रस्ताव स्वीकार वा अस्वीकार गर्दा यस्ता कुराहरुमा सुक्ष्म दृष्टि पु–याइरहेका हुन्छन् ।
७. दाबी भुक्तानी:
दाबी भुक्तानी बीमा व्यवसायको विश्वसनीयता मापन गर्ने महत्वपूर्ण सूचक हो । यस्तो प्रक्रिया तथा अभ्यासले बीमकको व्यवसाय कुन दिशातर्फ जाने हो संकेत गर्दछ । जीवन बीमा व्यवसायमा दाबी अन्तर्गत बमिालेख अवधि भुक्तानी दाबी, मृत्यू दाबी, स्थायी अशक्तता दाबी, समर्पण मूल्य भुक्तानी दाबी आदि पर्दछन् भने निर्जिवन बीमा व्यवसायमा क्षतिपूर्ति दाबी पर्दछ । प्राकृतिक वा कालगतिले, दुर्घटनाबाट, अस्पतालमा उपचार गर्दागर्दै जे जस्तो कारणले मृत्यू भएता पनि वा विभिन्न कारणले सम्पति वा दायित्वमा क्षति पुगेता पनि दाबी पर्न सक्दछ । दाबी भुक्तानीको सम्वन्धमा नियामक निकायको सामान्य मार्गदर्शन अन्तर्गत बीमकहरुको आ–आफ्नै कार्यविधि हुन्छन् । दाबी भुक्तानीको लागि आवश्यक कागजातहरु, विधि तथा प्रक्रिया, अख्तियार प्राप्त अधिकारी र प्रदान गरिएको अख्तियारीको सीमा र समयावधि आदि दाबी भुक्तानी सम्वन्धी कार्यविधिमा उल्लेख गरिएको हुन्छ । शाखाहरले दाबी भुक्तानी सम्वन्धी कार्यविधिमा भएका यी व्यवस्थाहरुलाई मनन गरी सरल र सहज तरिकाले दाबी भुक्तानी सम्वन्धी कार्य सम्पादन गर्नु पर्दछ ।
८. लेखा व्यवस्था:
शाखामा भएका विभिन्न वित्तीय क्रियाकलापका परिणामको रुपमा विभिन्न प्रकारका लेखात्मक प्रविष्टी हुन्छन् । शाखा कम्पनीको लेखा केन्द्र हो । शाखाले हरेक प्रविष्टी ठीक दुरुस्त भएको र हिसाव मिलान सही भएको कुरामा विशेष ध्यान पु–याउनु पर्दछ ।
९. प्रतिवेदन तथा सञ्चार:
शाखाले गरेका विभिन्न कारोवारबाट श्रृजना भएका विभिन्न प्रकारका विवरण तथा परिणमहरु माथिल्ला निकायहरुमा उपयुक्त समयमा शुद्धताका साथ सम्प्रेषण गर्दछन् । मौद्रिक तथा गैर मौद्रिक सूचनाहरु निर्णय प्रक्रिया र नीति निर्माणका लागि कच्चा पद्धार्थ हुन् । गुणस्तरिय निर्णयका लागि उपयोगी हुने यस्ता सूचनाहरु संवेदनशील हुने भएकोले प्रेषित गर्दा पनि संवेदनशील नै हुनु पर्दछ । शाखा कार्यालय यस कुरामा सचेत हुन्छ ।
शाखा प्रवन्धकले आफ्ना कर्मचारीहरुलाई उत्प्रेरित र नेतृत्व प्रदान गर्न सक्नु पर्दछ । यसका लागि ऊ रोल मोडल हुनु पर्दछ । स्थानिय समुदायमा आफ्नो संस्थाकोे प्रतिनिधित्व गर्न आवश्यक सञ्चार कुशलता हुन आवश्यक छ । संस्थाका सवै कामहरुका बारेमा जानकार हुनु पर्दछ र कर्मचारीलाई कार्य सञ्चालन स्तरमा प्रशिक्षित गर्न सक्ने क्षमता राख्नु पर्दछ । श्रृजनशील र गतिशील हुनु पर्दछ ।
शाखा प्रवन्धकको भूमिका
माथि उल्लेखित कामहरु गर्न शाखामा प्रवन्धक लगायत कार्यबोझको आधारमा विभिन्न कर्मचारीहरुको व्यवस्था गरिएको हुन्छ । बीमा कम्पनीमा काम गर्ने कर्मचारीहरु अन्यत्र काम गर्ने कर्मचारी भन्दा फरक हुन आवश्यक छ । अद्यावधिक ज्ञान, कडा मेहनत र लगन अनि इमान्दारिता कर्मचारीमा हुनुपर्ने आधारभूत गुणहरु हुन् ।
शाखामा प्रमुखको रुपमा शाखा प्रवन्धकको व्यवस्था गरिएको हुन्छ । प्रवन्धकले धेरै कुराको बारेमा सामान्य जानकारी राख्नु पर्दछ । उनीहरु लेखा प्रणाली र वित्तीय विवरणको बारेमा जानकार हुनुपर्दछ । ग्राहक सेवा र प्रोडक्टको विषयमा र मानव संशाधन व्यवस्थापन सम्वन्धी विषयमा समेत दखल भएको हुनुपर्दछ । शाखा प्रमुख भएको कारण शाखा भित्र हुने सवै प्रकारका कामहरु प्रति जिम्मेवार हुनुपर्दछ । शाखा प्रवन्धक सेल्स ओरियन्टेड हुनुका साथै सबै प्रकारका प्रोडक्टहरुका बारेमा समेत जानकार हुनुपर्दछ । प्रतिस्पर्धीका प्रोडक्टहरुको बारेमा पनि जानकारी राख्नु पर्दछ । भैरहेका प्रोडक्टलाई अद्यावधिक, संशोधन वा नयाँ प्रोडक्ट बनाउने विषयमा सम्वन्धित निकायमा पृष्ठपोषण दिनु पर्दछ ।
शाखा प्रवन्धकले आफ्ना कर्मचारीहरुलाई उत्प्रेरित र नेतृत्व प्रदान गर्न सक्नु पर्दछ । यसका लागि ऊ रोल मोडल हुनु पर्दछ । स्थानिय समुदायमा आफ्नो संस्थाकोे प्रतिनिधित्व गर्न आवश्यक सञ्चार कुशलता हुन आवश्यक छ । संस्थाका सवै कामहरुका बारेमा जानकार हुनु पर्दछ र कर्मचारीलाई कार्य सञ्चालन स्तरमा प्रशिक्षित गर्न सक्ने क्षमता राख्नु पर्दछ । श्रृजनशील र गतिशील हुनु पर्दछ ।
शाखा प्रवन्धकले आफ्ना कर्मचारीहरुलाई उत्प्रेरित र नेतृत्व प्रदान गर्न सक्नु पर्दछ । यसका लागि ऊ रोल मोडल हुनु पर्दछ । स्थानिय समुदायमा आफ्नो संस्थाकोे प्रतिनिधित्व गर्न आवश्यक सञ्चार कुशलता हुन आवश्यक छ । संस्थाका सवै कामहरुका बारेमा जानकार हुनु पर्दछ र कर्मचारीलाई कार्य सञ्चालन स्तरमा प्रशिक्षित गर्न सक्ने क्षमता राख्नु पर्दछ । श्रृजनशील र गतिशील हुनु पर्दछ ।
शाखामा भएका र हुने सम्पूर्ण कामको अन्तिम जिम्मेवारी प्रवन्धकको हुने भएकोले उसले आफ्ना सहायक वा कर्मचारीहरुलाई उनीहरुको रुची, क्षमता, दक्षता अनुरुपको जिम्मेवारी प्रत्यायोजन गरी प्रचलित नीति, प्रक्रिया अनुरुप कार्य सम्पादन गरेको कुरामा यकीन हुनु पर्दछ । कामहरु सुचारु रुपले सञ्चालन भएका छन्, शाखाको भौतिक अवस्था ग्राहक तथा कर्मचारी मैत्री छ भन्ने कुरामा प्रवन्धक सुनिश्चित हुनुपर्दछ । अनुकुल कार्य वातावरणको निर्माण, शाखामा सकारात्मक अन्तर बैयक्तिक सम्वन्धको स्थापना, असल अविभावकको भूमिका, जिम्मेवारी र अख्तियारी हस्तान्तरण, कर्मचारीको क्षमता, नियतको होसियारी पूर्वक अध्ययन, उत्प्रेरणाका विभिन्न उपकरणहरुको व्यवहारिक प्रयोग, कर्मचारीको संगठनात्मक एवम् व्यवहारिक समस्याहरुको पहिचान र समाधानको लागि प्रयत्न, राम्रा काम तथा प्रयासहरुको माथिल्लो निकायमा सञ्चार आदि गर्नुपर्दछ ।
संस्थाको कार्य प्रक्रिया तथा नीतिको समग्र जानकारी, प्रयोगमा ल्याएका सफ्टवेयर सम्वन्धमा सामान्य जानकारी, अनुगमन तथा मुल्यांकन सक्षमता आवश्यक हुन्छ । स्थानिय शाखामा दैनिक कार्य सञ्चालन उपयुक्त ढंगले भएको छ, गा्रहक सेवाको स्तर राम्रो छ, प्रशासनिक क्रियाकलापहरु र बजार व्यवस्था, मजबुत छ भन्ने कुरामा यकीन हुनु पर्दछ । शाखा बन्द गर्दा अर्को दिन शाखा खोल्नासाथ सञ्चालनको लागि तयार हुन्छ हुँदैन भन्ने कुरा निश्चित गर्नुपर्दछ ।
शाखामा उधारोमा निर्णय गर्ने वातावरण हुँदैन । दैनिक क्रियाकलापहरुमा आइपर्ने समस्याको कार्यस्थलमै तुरुन्त निर्णय गर्नुपर्ने हुन्छ । सूचनाहरुको संकलन, निर्णय प्रक्रियाका सकारात्मक र नकारात्मक पक्षको विश्लेषण गर्न थालेमा ग्राहकले छोडिसकेको हुनेछ । निर्णय छिटो र सही हुनुपर्दछ, यसको लागि अनुभव र सुझबुझको आवश्यकता हुन्छ ।
सबल सञ्चार क्षमताले आफ्ना प्रोडक्टहरुको बिक्रीमा मद्दत गर्नुका साथै कार्य सम्पादनस्तर उन्नत बनाउन र तल,माथी, समानस्तरका कर्मचारीहरुसंग सम्वन्ध बढाउन समेत सहयोग पु–याउँदछ । प्रवन्धकले आफ्नो सञ्चार सीपलाई तिखारी राख्नु पर्दछ । बीमाको क्षेत्रमा भइरहेका नयाँ प्रोडक्ट तथा प्रविधिको विकासलाई नजिकबाट नियाली आफ्नो कम्पनीले भैरहेका सेवामा गर्न सक्ने सुधार र नयाँ सेवाको पहिचान र सम्भाव्यता सम्वन्धमा सम्वन्धित अधिकारीहरुलाई पृष्ठपोषण दिनु पर्दछ । बीमा व्यवसाय जोखिमयुक्त व्यवसाय हो । काम गर्दा त्यसमा अन्तरनिहित जोखिमको बारेमा जानकारी हुनुपर्दछ ।
प्रवन्धक प्रक्रियामुखी मात्र भएर पुग्दैन । बीमा एउटा व्यवसाय भएकोले परिणामले मात्र अर्थ राख्दछ । परिणाम वित्तीय विवरणमा झल्किनुपर्दछ । प्रवन्धकमा कुनै पनि कुराको तर्कपूर्ण विश्लेषण गर्न सक्ने, भविष्यलाई आँकलन गर्न सक्ने क्षमता हुनुपर्दछ । शाखामा हुने हरेक औपचारिक तथा अनौपचारिक विषयहरुको विस्तृत जानकारी हुनुपर्दछ ।
